Já sabemos que o Microsoft Excel é o melhor programa para trabalhar com planilhas eletrônicas. Porém, devido a sua quantidade enorme de ferramentas, recursos e possibilidades de cálculos, o Excel ainda traz dificuldades para muitas pessoas; até mesmo para aqueles que já tem algum conhecimento com o programa.
Nessa postagem você verá 7 dicas de Excel que vão agilizar seu trabalho e te livrar de algumas dificuldades com os trabalhos nas planilhas:
Dica 1: seleção rápida de dados da planilha
Normalmente selecionamos os dados da planilha com o mouse no bom e velho clicar e arrastar. Porém há casos em que pelo teclado pode ser bem melhor. Quando tiver muitas células para selecionar por exemplo, clique na primeira célula e depois mantenham pressionadas as tecla Shift+Ctrl e depois use as setas de navegação.Cada toque nas teclas esquerda ou direita, seleciona uma linha toda e nas cima e baixo selecionam uma coluna completa. Você pode usá-las para"deselecionar" as células também.
Dica 2: Visualizar a soma, média de valores ou quantidade de células antes de calcular
Essa é uma dica realmente simples. Mas já vi muitas pessoas deixar passar despercebido esse detalhe. Se você selecionar células contendo valores, automaticamente serão mostrados na barra de status (parte inferior da planilha) a média desses valores, a quantidade de células selecionadas e a soma dos valores.
Dica 3: Use a tecla F2 ou a barra de fórmulas para editar textos em uma célula
Digamos que você digitou um texto enorme em uma célula. E mais tarde percebeu que tem um erro lá. Se você clicar nessa célula e digitar alguma coisa, tudo que estava nela será apagado. Então para não perder o que já digitou e corrigir só a parte do erro, clique na célula e depois tecle F2.
O modo de edição de texto será ativado e você poderá alterar o texto normalmente.
Ou se preferir, clique na célula e note que o texto aparecerá na barra de fórmulas (parte superior da planilha). Clique no texto que está na barra de fórmulas e faça as alterações que desejar.
Dica 4: Como se teletransportar para células distantes
Bem, teletransporte foi meio exagerado, mas imagine que você esteja diante de uma planilha muito grande, com valores que terminam lá pela coluna X e vão até a linha 3200. E nesse momento você precisa verificar um valor que está na célula U2986. Simples! Clique na Caixa de nome, digite a célula U2986 e dê Enter.
O cursor será se "teletransportará" automaticamente para lá. Esse é um recurso que poderá acelerar muito a navegação pela planilha.
Dica 5: Deixe que os hiperlinks lhe transporte pelas planilhas
Suponhamos que você tenha uma pasta de trabalho (arquivo do Excel) de relatórios anuais, na qual cada relatório está disposto em uma planilha, dessa forma:
Na verdade, os anos vão até 2015, porém pela quantidade grande o Excel não é capaz de mostrar todos ao mesmo tempo. Então cabe a você usar os botões de navegação para alternar entre as planilhas. Mas trabalhar dessa forma durante longos períodos de tempo pode ser cansativo. Então o que você vai fazer? Usar hiperlinks! Confira o passo a passo:
1 - Organize os nomes dos anos na primeira planilha da maneira que melhor lhe convier. Eu achei interessante organizar em linha e no final:
"Carlos por que você não colocou Ano 1?", você pergunta. Simples, eu não vou precisar ir para a planilha 1 porque já estou nela, que corresponde ao Ano 1, então não é necessária colocar. Isso vale para as outras planilhas também.
Por exemplo, se você estiver na planilha 1, não coloque hiperlink na para planilha 1, se estiver na plan 2, não coloque hiperlink para a 2 e assim por diante...
2 - Agora vamos inserir os hiperlinks. Primeiro clique na célula do Ano 2, depois clique na aba Inserir, seguido do botão Hiperlink...
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| Clique na imagem para ampliar |
4 - Note que em Ano 2 agora está em azul e sublinhado (hiperlink). Clique nele e veja imediatamente o Excel irá para a planilha 2 (Ano 2).
5 - Repita o processo com os outros anos e depois copie todos os anos e cole nas planilhas restantes ( da 2 até a 15). Mas lembre-se: não precisa criar um hiperlink para uma planilha que já está (se tiver dúvidas reveja o passo 1).
A parte inicial pode ser meio trabalhosa de fazer mas tenha certeza que seu esforço será compensado quando for trabalhar com as planilhas. Você precisará apenas dar um clique em um hiperlink para mudar de planilha, por mais distante que ela esteja.
Dica 6: Um jeito bem mais fácil de criar uma coluna de datas repetidas
Não é raro que você crie uma planilha no Excel na qual a primeira coluna seja do tipo "Data". Caso precise digitar uma sequência de 20 datas iguais nessa coluna por exemplo, há uma maneira bem mais rápida de fazer sem ter que digitar todas. Veja:
Clique na primeira célula que você vai inserir a data e digite a fórmula: =data(ano;mês;dia) colocando no lugar das palavras o ano, o mês e a data correspondente. Depois dê Enter. Será mostrada a data atual no seguinte formato: dd/mm/aaaa.
Depois com essa mesma célula selecionada, posicione o ponteiro no quadrinho preto que fica no canto até aparecer o sinal de +. Quando aparecer clique, mantenha pressionado o botão do mouse e arraste para baixo até a linha que precisar.
Detalhe: se você simplesmente digitar a data, ao clicar e arrastar as datas não sairão repetidas.
Você pode usar essa dica em outras situações também. Experimente!
Dica 7: Uma forma mais eficiente de calcular
Quando realizamos cálculos, é comum que cada item da fórmula seja digitado. Agora, nesse caso, experimente ao invés de digitar a célula, clicar nela. Ela imediatamente aparecerá na fórmula, o que pode adiantar um pouco as coisas.
Dica bônus: Que tal usar a aba Fórmulas para calcular?
Na aba Fórmulas você tem vários tipos de fórmulas divididas em categorias. Quando você escolhe uma das funções, ela já aparece na célula, bastando completar o restante da fórmula.
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